Le catalogue

Le catalogue (menu Information et consentement > Catalogue) est la déclaration, par l'entreprise, de ce qu'elle recueille et des fins auxquelles elle le recueille. L'application parle d'éléments du catalogue; cette documentation les appelle aussi cellules. C'est un ensemble de cellules, chacune une paire (catégorie, fin) : une catégorie de renseignements personnels (le quoi) croisée avec une fin (le pourquoi). Numéro de téléphone x Facturation est une cellule distincte de Numéro de téléphone x Marketing. Tout le reste s'appuie dessus : un document de consentement groupe des cellules du catalogue, et une demande de consentement porte sur des cellules du catalogue.

#Ce qu'un élément déclare

Au-delà de la catégorie et de la fin, le formulaire d'un élément consigne :

• la base de détention et d'utilisation : le consentement, ou une base qui n'en demande pas (prestation du service demandé, contrat, obligation légale, prévention de la fraude, coordonnées professionnelles, et pour un organisme public les bases propres à la Loi sur l'accès). Une base autre que le consentement demande une justification écrite. Seul le consentement peut être retiré par la personne concernée elle-même;
• la provenance du renseignement : auprès de la personne concernée, auprès de tiers, ou créé ou déduit par vous;
• sa nature sensible, une décision automatisée ou un profilage, chacun avec un texte bilingue présenté à la personne;
• les catégories de personnes qui y ont accès au sein de l'organisation;
• la règle de conservation qui s'y applique. Le formulaire ne s'ouvre pas tant qu'aucune règle de conservation n'est en vigueur : définissez d'abord votre calendrier dans Conformité > Conservation;
• les produits et services auxquels il se rattache, si vous tenez ce registre.

#Le catalogue est bilingue

Chaque cellule porte un libellé de catégorie et de fin en français, qui sont les colonnes principales. L'anglais est fourni en colonnes sœurs facultatives, category_en et purpose_en, présentées à une personne concernée qui consulte en anglais, avec repli sur le français lorsqu'une traduction manque. La description de la cellule est en français seulement; c'est une note interne à l'organisation, elle n'est pas montrée telle quelle à la personne concernée.

Le bilinguisme sert la clarté de la demande de consentement.

#Clés normalisées et déduplication

Chaque cellule porte, à côté de ses libellés d'affichage, une clé de catégorie (category_key) et une clé de fin (purpose_key) normalisées, dérivées du libellé français. La clé est le libellé rogné, dont les espaces internes sont réduits et qui est mis en minuscules. Ces clés servent à deux choses : elles dédupliquent le catalogue (deux cellules ne peuvent pas déclarer la même paire deux fois) et elles sont la charnière stable sur laquelle s'indexent l'approbation et la vérification.

Parce que la clé dérive du français, la jointure ne se re-clé jamais : traduire ou peaufiner le libellé anglais ne déplace pas la cellule, et un consentement accordé sous elle reste rattaché à la même cellule.

#Verrouillage : un renommage ne peut jamais rendre un consentement orphelin

Dès qu'une demande a été émise sur une cellule, ses libellés sont verrouillés contre le renommage. La logique est simple et protège la personne concernée : si l'on pouvait renommer une cellule qu'une personne a déjà reçue dans une demande, sa décision pointerait soudainement vers autre chose que ce qu'elle a lu. Le verrou l'empêche. Tant qu'aucune demande ne porte sur la cellule, le libellé reste modifiable. Le rattachement à vos produits et services reste modifiable même sur une cellule verrouillée.

#Archiver, restaurer, supprimer

Une cellule peut être archivée puis restaurée. L'archivage est de l'hygiène de catalogue : il retire une cellule des vues actives sans la détruire, par exemple lorsqu'une fin n'est plus poursuivie. Une cellule que rien ne référence encore (aucun document, aucune règle ni aucun avis de conservation) peut aussi être supprimée; dès qu'elle est référencée, seul l'archivage reste possible.

#La page de détail d'une cellule

Chaque cellule possède une page de détail qui rassemble ce qui dépend d'elle :

• Les documents de consentement qui l'attachent : les divulgations versionnées qui groupent cette cellule parmi leurs éléments.
• Vos propres clients qui l'ont acceptée ou refusée : le décompte est à la portée de l'entreprise, indexé sur l'identifiant client de l'organisation. La page ne montre jamais un identifiant décentralisé de citoyen; l'entreprise voit ses clients, pas l'identité protocolaire de la personne concernée.
• L'état du verrou : la page indique si la cellule est verrouillée parce qu'une demande a été émise sur elle.

#Décision automatisée (P-39.1, art. 12.1; A-2.1, art. 65.2)

Une cellule peut être marquée comme alimentant une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de renseignements personnels. La loi exige d'en informer la personne concernée au plus tard au moment où on l'informe de cette décision, puis, à sa demande, des renseignements utilisés, des raisons et des principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision, et de son droit de faire rectifier ces renseignements; la personne doit aussi pouvoir présenter ses observations à un membre du personnel en mesure de réviser la décision (P-39.1, art. 12.1; A-2.1, art. 65.2). Le marquage permet à l'organisation de savoir quelles cellules nourrissent une telle décision; le signaler dès la divulgation va au-delà de ce que la loi exige. Le texte bilingue saisi sur la cellule est figé dans chaque demande émise et présenté à la personne à côté de l'élément visé.

#Ensuite

• Documents de consentement : comment des cellules du catalogue sont groupées en une divulgation (P-39.1, art. 8; A-2.1, art. 65).
• Demandes de consentement : émettre une offre portant sur des cellules du catalogue.
• Notions de base : la grille (catégorie, fin) et la clé normalisée, côté protocole.