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Documents de consentement

Un document de consentement est la divulgation (P-39.1, art. 8; A-2.1, art. 65) que la personne concernée lit et sous laquelle elle consent. Dans l'application, il se trouve au menu Information et consentement > Formulaires. C'est le texte qui rend le consentement éclairé : il dit quels renseignements sont recueillis, à quelles fins, par quels moyens, combien de temps ils sont conservés, comment retirer son consentement, et à qui les renseignements peuvent être communiqués.

Anatomie d'un document

Un document porte un code, un nom, une version, une date d'entrée en vigueur, un statut, et une liste d'éléments : les cellules du catalogue qu'il groupe.

Les champs de la divulgation sont bilingues (français et anglais) :

  • Fins (fins) : les fins auxquelles les renseignements sont recueillis.
  • Moyens de collecte (P-39.1, art. 8 al. 1 (2°); A-2.1, art. 65 al. 1 (3°)) : par quels moyens les renseignements sont recueillis.
  • Catégories : les catégories de renseignements personnels visées.
  • Conservation : la durée et les modalités de conservation.
  • Retrait du consentement : comment la personne concernée peut retirer son consentement.
  • Destinataires : à qui les renseignements peuvent être communiqués.
  • Caractère obligatoire ou facultatif et conséquences d'un refus : pour un organisme public seulement (A-2.1, art. 65 al. 1 (4°) et (5°)).
  • Communication hors Québec : la communication de renseignements à l'extérieur du Québec, le cas échéant (ce champ peut être nul lorsqu'il n'y a aucune communication hors Québec).
  • Droits : les droits de la personne concernée.
  • Responsable : le nom et les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.
  • Décision automatisée et profilage : un indicateur et un texte, lorsque la divulgation couvre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ou une fonction d'identification, de localisation ou de profilage. Ils sont composés à partir des cellules marquées dans le catalogue.

Créer et modifier

Pour créer un formulaire, on choisit les cellules du catalogue qu'il groupe et l'on indique s'il y a communication hors Québec. L'application compose aussitôt le brouillon à partir de vos registres (voir plus bas). Si une source manque, le brouillon est tout de même créé et sa page dit exactement quoi compléter.

Le brouillon se modifie ensuite comme un texte par langue, dont chaque section commence par son titre entre doubles astérisques. Gardez ces titres : ils rangent le texte sous la bonne rubrique, et l'application refuse un texte qui en a perdu un ou qui place du texte avant le premier titre.

Brouillon modifiable, version publiée immuable

Un document a deux états qui comptent. Un brouillon est modifiable : tant qu'il n'est pas publié, vous en ajustez librement le texte et les éléments. Une version publiée est immuable. Une version remplacée par une plus récente passe à l'état archivé et reste conservée pour les preuves qui la citent.

Pour modifier un document publié, on ne le rouvre pas : on crée une nouvelle version, qui clone la version publiée en un nouveau brouillon. On modifie ce brouillon, puis on le publie à son tour. L'ancienne version reste intacte, figée telle qu'elle était pour les personnes qui ont consenti sous elle.

Pourquoi l'immuabilité compte

Un consentement est donné sous une version précise de la divulgation. Si cette version pouvait changer après coup, l'entreprise ne pourrait plus démontrer ce à quoi la personne a réellement consenti. Figer la version publiée est ce qui rend le consentement prouvable après coup.

Publier : changement matériel ou mineur

Lorsqu'une nouvelle version en remplace une autre, l'application la compare à la précédente et propose de classer le changement comme matériel ou mineur : tout changement de fond est proposé comme matériel. Vous confirmez ou corrigez ce classement sur la page de revue avant de publier. Chaque remplacement est consigné, y compris un classement mineur, avec le nombre de personnes qui auraient été sollicitées et qui en a décidé.

Un changement matériel ouvre une campagne de reconsentement : Agreely génère un lien de reconsentement par personne concernée encore rattachée à la version précédente. La page de la campagne permet de télécharger ces liens en CSV, indexés par votre identifiant client, et de consigner que l'avis de modification a été diffusé.

C'est votre entreprise qui livre les liens

Agreely n'envoie aucun courriel de reconsentement. Vous livrez chaque lien par votre propre canal, et l'exhaustivité de la resollicitation dépend de cette livraison. Le signal affiché dans l'espace citoyen n'atteint que les personnes qui ouvrent une session Agreely. Un consentement existant reste consigné pour sa portée d'origine jusqu'au retrait ou à l'expiration : publier une nouvelle version ne le révoque pas et ne le met pas à niveau tout seul.

La première mise en service

Publier le tout premier formulaire met l'entreprise en service pour la collecte réelle. Avant cette première publication, l'entreprise autorise sa clé de signature avec sa propre clé d'accès racine (Paramètres > Clé d'accès racine). Une entreprise déjà en service n'est jamais bloquée par cette étape.

Génération assistée d'un brouillon

L'application peut générer un brouillon de divulgation à partir des sources structurées que vous avez déjà saisies :

  • les cellules groupées du catalogue alimentent les fins et les catégories;
  • les règles de conservation alimentent la conservation;
  • la communication hors Québec et ses ÉFVP alimentent la section communication à l'extérieur du Québec;
  • les registres des mandataires et fournisseurs et des transferts hors Québec alimentent les destinataires;
  • le responsable de la protection des renseignements personnels alimente les coordonnées.

La génération est encadrée, ce n'est pas un bouton magique. Elle se bloque d'elle-même lorsque les sources sont incomplètes et vous présente la liste des sources manquantes à combler avant de pouvoir continuer. Régénérer réécrit les sections à partir de vos registres, sauf les moyens de collecte et les destinataires que vous avez modifiés à la main, qui restent tels quels; un bouton distinct remplace la liste des destinataires par celle composée depuis vos registres. Si un brouillon généré ne correspond plus à ses sources (une cellule ajoutée, une règle changée, un responsable remplacé), la publication s'arrête sur une page de revue qui nomme l'écart. Et surtout, la revue humaine du texte, idéalement avec un conseiller juridique, vous revient avant toute publication.

Un gabarit, à réviser avec un conseiller juridique

Le brouillon généré est un gabarit, pas un avis juridique. Il assemble ce que vous avez déclaré; il ne juge pas si votre divulgation satisfait la loi dans votre cas particulier. Faites-le réviser par un conseiller juridique avant de publier. Cette documentation est un guide, elle ne remplace pas un avis juridique.

PDF et ancrage IPFS

Une version publiée peut être téléchargée en PDF du côté entreprise, et elle est épinglée sur IPFS. Son CID (identifiant de contenu) est affiché dans l'onglet Intégrité du formulaire, avec son état par version : consignée comme ancrée, sur IPFS (épinglée, pas encore ancrée) ou aucune.

Le CID est une copie publique vérifiable, jamais une preuve de consentement

Le CID est une copie publique et vérifiable de la divulgation : n'importe qui peut récupérer le document exact que la personne concernée a lu et confirmer qu'il n'a pas changé. Ce n'est jamais une preuve qu'une personne a consenti, et il ne contient aucun renseignement personnel. La preuve du consentement est un artéfact distinct, décrit dans les Notions de base. Le CID prouve ce à quoi on pouvait consentir, pas qui a consenti.

Pour le détail de l'épinglage, du calcul du CID et de l'intégrité du document, voir Intégrité des documents sur IPFS.

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